Dyrektywa UE ws. sygnalistów chroni pracowników i pozwala ograniczać ryzyka wizerunkowe i finansowe firmy, wskazuje w komentarzu dla ISBtech Rafał Barański, prezes zarządu braf.tech.
Nieprawidłowości i wewnętrzne problemy mogą dotyczyć każdej firmy, niezależnie od branży, w której działa, kraju pochodzenia, jej wielkości czy dojrzałości. W interesie organizacji oraz jej pracowników jest, aby o problemach mówić otwarcie i dążyć do ich rozwiązania zgodnie z obowiązującym prawem i zasadami etyki biznesowej.
Dzięki dyrektywie UE o ochronie sygnalistów, która wejdzie w życie 17 grudnia 2021 roku, dialog pomiędzy pracownikami a pracodawcą na temat nieprawidłowości będzie łatwiejszy niż kiedykolwiek, a osoby zgłaszające przypadki łamania prawa czy niewłaściwych zachowań zyskają prawną ochronę.
Sygnalizowanie nieprawidłowości (z ang. whistleblowing) nie jest zjawiskiem nowym. Wiele firm czy instytucji na całym świecie, w tym także w Polsce, posiada odpowiednie procedury oraz kanały ich zgłaszania w ramach swojej polityki korporacyjnej, jednak najczęściej dotyczy to dużych podmiotów, objętych specjalnymi przepisami prawa lub regulacjami branżowymi.
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw. dyrektywa o ochronie sygnalistów), która wchodzi w życie 17 grudnia 2021 roku, wprowadza obowiązek przede wszystkim stworzenia oraz implementacji wewnętrznych procedur i kanałów komunikacji oraz prowadzenia działań następczych przez firmy prywatne i państwowe oraz instytucje publiczne działające na terenie krajów członkowskich UE.
Jak wynika z moich obserwacji, organizacje w Polsce, pomimo zbliżającego się terminu wdrożenia, nie są gotowe na dostosowanie się do nowych regulacji prawnych, co potwierdzają wyniki badania przeprowadzonego w kwietniu br. przez ARC Rynek i Opinia na zlecenie braf.tech. Mniej niż połowa badanych firm i instytucji posiada kanały dla sygnalistów, ale w 9/10 przypadków nie zapewniają one anonimowości osób zgłaszających, podczas gdy oczekuje tego aż 70% pracowników!
W efekcie 69% respondentów obawia się konsekwencji służbowych, takich jak zwolnienie czy pominięcie przy awansach oraz ostracyzmu współpracowników. Ponadto 44% z nich nie sygnalizuje problemów w miejscu pracy, bo uważa, że ich zgłoszenie nie przyniesie efektów.
Sygnalista to nie donosiciel
Na początek warto odczarować nieco pojęcie sygnalisty, bowiem często zdarza się, że jest on określany mianem donosiciela, a jest to stwierdzenie krzywdzące i niezgodne z prawdą. Donosiciel jest osobą, która składa zawiadomienie w swoim interesie, natomiast sygnalista działa w interesie grupy lub społeczności – w tym przypadku organizacji.
Trzeba sobie zdać sprawę, że wiele zdarzeń, takich jak niewłaściwe traktowanie (mobbing, molestowanie, dyskryminacja), łamanie przepisów prawa pracy lub BHP, nadużycia finansowe czy nieprawidłowe wykorzystanie zasobów firmy, uderza zarówno w pracowników, jak i przedsiębiorstwo. Mają one wpływ na atmosferę w pracy i motywację osób zatrudnionych, co może spowodować ich odejście, obniżają reputację organizacji w oczach klientów i partnerów biznesowych, a w skrajnych przypadkach mogą skutkować karami finansowymi od organów państwowych a nawet zamknięciem firmy. Działania sygnalistów wynikają więc z troski o stabilne i przyjazne miejsce pracy, bowiem ujawnienie nieprawidłowości na zewnątrz niesie często poważne konsekwencje.
Sygnalista w organizacji – wdrożenie krok po kroku
Proces wprowadzania zmian można podzielić na dwa etapy. Pierwszym jest opracowanie procedur na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych z uwzględnieniem m.in. kanałów komunikacji zapewniających sygnalistom i osobom wymienionym w zgłoszeniu poufność i ochronę tożsamości. Organizacja powinna również wyznaczyć pracownika, wyodrębnić komórkę w swoich strukturach lub zatrudnić firmę zewnętrzną (np. kancelarię prawną), która będzie odpowiedzialna za przyjmowanie i przetwarzanie zgłoszeń.
Drugi etap to komunikacja zmian wewnątrz podmiotu. Jest to bardzo ważny moment, ponieważ to od niego zależy, czy pracownicy zaufają systemowi i będą zgłaszali nieprawidłowości. Do tego jednak potrzebna jest świadomość i przekonanie osób zarządzających, że te zmiany są potrzebne. Zaangażowanie liderów i przede wszystkim reagowanie na zgłaszane problemy sprawią, że wiarygodność pracodawcy wzrośnie. Konieczna jest też edukacja pracowników na temat roli sygnalisty i korzyści dla firmy czy instytucji wynikających z podejmowanych przez niego działań.
Nie tylko ustawowy obowiązek
Wdrożenie wewnętrznych procedur i kanałów komunikacji dla sygnalistów, np. systemu whiblo stworzonego przez braf.tech, to nie tylko konieczność wypełnienia obowiązku wynikającego z nowych regulacji. Przede wszystkim pracodawcy zyskują narzędzie wspierające ich w zarządzaniu ryzykiem. Wczesne wykrycie, a następnie rozwiązanie problemu w firmie może uchronić ich przed upublicznieniem informacji godzących w reputację firmy, co w efekcie mogłoby spowodować straty wizerunkowe i finansowe.
Drugi aspekt, o którym warto wspomnieć w kontekście korzyści dla organizacji, to jej rozwój zgodnie z trendami HR i technologicznymi. Aktualnie wielu pracodawców ma duży problem z pozyskiwaniem pracowników, w związku z czym firmy zaczęły przykładać dużo większą wagę do swojej reputacji i wizerunku wśród kandydatów.
Usługa whiblo, jako rozwiązanie, które umożliwia zbieranie zgłoszeń, a w konsekwencji rozwiązywanie ewentualnych problemów, jest więc dobrym narzędziem wspierającym ochronę wizerunku oraz budowanie kultury organizacji opartej na zaufaniu i słuchającej głosu pracowników. W przypadku trendów technologicznych, wdrożenie odpowiednich systemów informatycznych pozwoli na automatyzację, łatwiejsze zarządzanie procesem odbioru i przetwarzania zgłoszeń, większe bezpieczeństwo danych oraz ograniczenie błędów.
Na pewno przeznaczone do tego celu aplikacje zapewnią wyższy poziom ochrony danych i będą bardziej efektywne oraz przyjazne dla sygnalistów, a także osób zajmujących się zgłoszeniami, niż rozwiązania analogowe, takie jak skrzynki na listy, infolinie czy rozmowy z przełożonymi.
Nie warto czekać na przepisy krajowe
Firmy i instytucje mają czas na dostosowanie się do nowych regulacji do 17 grudnia 2021 roku, ale warto podjąć odpowiednie kroki już teraz. W analogicznej sytuacji, jaką było wdrożenie przepisów RODO, wiele podmiotów odkładało działania na ostatni moment, przez co pod presją czasu były zmuszone do poniesienia wyższych nakładów finansowych i akceptacji wysokiego ryzyka. Zalecam również, by nie traktować nowych wymogów jako przykrego obowiązku nakładanego na przedsiębiorstwa. Słuchanie głosu pracowników i rozwiązywanie problemów to w efekcie stabilne miejsce pracy, zadowolony zespół i szansa na rozwój organizacji na wielu płaszczyznach.
